YLIOPISTON TILOJEN VUOKRAAMINEN LYHYTAIKAISEEN ULKOPUOLISEEN
KÄYTTÖÖN 1.12.2019 LUKIEN

Päätös koskee kaikkia yliopiston käytössä olevia rakennuksia, tiloja sekä piha-alueita.

Periaatteet

Yliopiston tilat ovat ensisijaisesti yliopiston omassa käytössä. Ulkopuolinen käyttö ei saa haitata yliopiston varsinaista toimintaa.

Yliopiston tilat ovat aina maksullisia. Yliopiston ulkopuolisiin varauksiin sovellettava hinnasto löytyy verkkosivuiltamme.

Yliopiston tiloja voidaan vuokrata tiedeyhteisöjen sekä julkisten ja yleishyödyllisten yhteisöjen, yhdistysten ja kansalaisjärjestöjen käyttöön. Yrityksille voidaan vuokrata tiloja oman organisaation koulutuksiin, kokouksiin ja muihin vastaaviin tilaisuuksiin. Tilojen vuokraustoiminnassa yliopisto huolehtii yhdenvertaisesta kohtelusta.

Tiloja ei vuokrata lainvastaisiin, yliopiston arvojen ja hyvien tapojen vastaisiin, puoluepoliittisiin tai uskonnollisiin tilaisuuksiin eikä suoraan yliopiston kanssa kilpailevaan ja/tai kaupalliseen toimintaan (maksulliset koulutukset, seminaarit, valmennuskurssit tms.). Yliopisto varaa mahdollisuuden arvioida, soveltuuko tilaisuus tai tapahtuma vuokrattavaan yliopiston tilaan ja sen käyttötarkoitukseen.

Yksityishenkilöt eivät voi varata tiloja.

Päärakennuksen ja Porthanian tiloja ei vuokrata yliopiston avajais- ja vuosipäivinä yliopiston ulkopuolisille.

Tiloja vuokrataan rakennuksen aukioloaikoina tasatunnein. Vuokraaja ei voi käyttää omaa henkilökuntaansa yliopiston aulapalvelutyön korvaamiseen. 
 

Tarjoilu tulee tilata kiinteistössä toimivalta ravintolalta joko ravintolatilatiloihin, kokoustiloihin, aulaan tai vastaavaan. Opetustiloissa ei voi järjestää tarjoilua.

Näyttelyiden asettaminen auloihin tai käytäville on maksullista ja sallittua vain tarkoitukseen sopivilla paikoilla. Aulatilojen käytöstä on aina sovittava etukäteen. Käytännön järjestelyistä sovitaan kiinteistön aulapalveluiden kanssa hyvissä ajoin.

Menettelytavat

Yliopiston yksiköt voivat vuokrata käytössään olevia tiloja lyhytaikaiseen ulkopuoliseen käyttöön näiden periaatteiden ja hinnaston mukaisesti. Yksikön on neuvoteltava aina ennakkoon tilojen vuokraamisesta ja siihen liittyvistä käytännön järjestelyistä (esim. aulapalvelusta aukioloajan ulkopuolella) kiinteistön aulapalveluiden kanssa. Yksikön tilojen vuokraamisesta ulkopuoliselle päättää yksikön talousvastuullinen johtaja. Yksittäinen työntekijä/tutkija sopii tilan varaamisesta esimerkiksi ulkopuolisten esiintyjien käyttöön yksikön johtajan tai TILAn kanssa ja ilmoittaa suostumuksen vuokraamisesta sovittaessa.

Hinnat, laskutus ja varauksen peruminen

Opetustiloja koskevat hinnat ovat voimassa kiinteistön aukioloaikoina. Kiinteistöjen aukioloaikojen ulkopuolisten varausten osalta veloitetaan tilavuokran lisäksi aulapalveluiden kustannukset. Vuokraaja vastaa siitä, että tila on käytön jälkeen vastaavassa kunnossa kuin tilaa vuokrattaessa. Mahdollinen ylimääräinen siivous veloitetaan varaajalta. Hinnasto vahvistetaan vuosittain toimitilajohtajan päätöksellä. Muiden tilojen hinnoista sovitaan tapauskohtaisesti.
Tilavuokra määräytyy täysien tasatuntien perusteella ja vähimmäisveloitus on 2 tuntia. Kiinteistöjen aukioloaikojen ulkopuolella aulapalvelutyön minimiveloitus on 4 tuntia (ei koske suoraan aukioloaikojen alkuun tai loppuun sijoittuvia varauksia). Ulkopuolinen käyttö on aina arvonlisäverollista.

Tilavaraus on peruttava viimeistään kaksi viikkoa ennen tilaisuuden alkua tai se veloitetaan täysimääräisenä. Muut tilatut palvelut veloitetaan aiheutuvien kustannusten mukaan.

Yliopistolla on oikeus perua varaus, jos tilaisuus poikkeaa olennaisesti etukäteen ilmoitetusta, jos tilaisuuden järjestäjä on antanut puutteellisia tai virheellisiä tietoja tai jos tilausta ei ole tehty näiden periaatteiden mukaisesti.

Helsingin yliopisto ei vastaa vahingosta, joka tapahtumajärjestäjälle on aiheutunut Helsingin yliopiston vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta syystä, jonka seurauksia Helsingin yliopisto ei ole voinut kohtuudella välttää tai voittaa, kuten esimerkiksi lakon, työsulun, yleisen liikenteen pysähtymisen, tulipalon tai sähkökatkoksen takia (”ylivoimainen este”). Helsingin yliopisto ei myöskään vastaa vahingosta, jota tapahtumajärjestäjälle aiheutuu siitä, että tapahtumajärjestäjän tilaus joudutaan perumaan, tai sitä joudutaan siirtämään ylivoimaisen esteen vuoksi.

Yliopiston ulkopuolisen varaajan on täytettävä tilankäyttöhakemus.